Masterplan
Natürlich gibt es keinen Masterplan. Jeder Jugendverband tickt anders! Gemeinsam haben alle jedoch: demokratische Strukturen und einen Rahmen, innerhalb dessen sie agieren.
Dass es keinen Plan gibt, an den sich alle halten müssen, ist richtig gut. Es gibt zwar im Jahr einige Termine und Fristen – aber für die könnt ihr euch einen Plan machen, der genau zu euch passt. Hier erfahrt ihr, was ihr wann machen solltet. Und wie eine Idee, die ihr habt, Wirklichkeit werden kann.
Eigentlich bis auf die Rahmenbedingungen recht wenig. Die Pflichten, denen ihr nachkommen müsst, sind wirklich überschaubar. Das heißt: Es gibt ein paar feste Termine gegenüber dem Landesjugendamt, und ihr werdet im ersten Jahr Neulinge sein, was das Verbandsleben angeht – aber es gibt nichts, wovor ihr euch wirklich fürchten müsstet.
Super viel. Ihr habt richtig große Freiräume innerhalb der Jugendarbeit. Ihr könnt die Ziele eures Verbands selbst setzen, und immer wieder könnt ihr euch überlegen, wie ihr sie erreichen wollt. Tipps: Haltet an euren Ideen fest, auch wenn sie zu groß erscheinen sollten. Findet ein gutes formales Gerüst, an dem ihr euch festhalten könnt (mehr dazu steht gleich hier drunter) und das zum Beispiel verhindert, dass ihr immer wieder bei Null zu diskutieren anfangt. Dieses Gerüst darf nur nicht zum Korsett werden, deswegen: Hört regelmäßig in euch rein, ob ihr noch gut findet, was ihr macht.
Als anerkannter Jugendverband müsst ihr euch an einige Abläufe und Termine halten. Der Vorstand muss sich zum Beispiel regelmäßig treffen, also mindestens alle vier bis acht Wochen. Außerdem müsst ihr jährlich – rechtzeitig vor der Mitgliederversammlung – eine Kassenprüfung machen. Für die Mitgliederversammlung empfiehlt sich der Herbst, damit ihr entscheiden könnt, was ihr im kommenden Jahr machen wollt. Wenn es um Geld geht, gibt es zwei feste Termine: Am 28. Februar müssen die Verwendungsnachweise des Vorjahres beim Landesjugendamt abgegeben sein – und am 1. Oktober spätestens die Förderanträge für das kommende Jahr. Die geplanten Aktivitäten eines Jugendverbandes können nämlich durch Zuschüsse aus dem Landesförderplan (LFP) »Familie und Jugend« der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert werden. Was und mit wieviel gefördert werden kann, steht unter Töpfe und Zugänge auf dieser Website. Dort sind auch die einzelnen Förderpositionen (z.B.: LFP 2.3.x) erläutert.
Da gibt es zwei. Die anderen regelmäßigen Termine – wie die Mitgliederversammlung –, finden ja je nach Verband an anderen Tagen statt. Der erste wirklich fixe Termin im Jahr ist der 28. Februar. An dem müsst ihr alle Verwendungsnachweise des Vorjahres abgegeben haben. Und der zweite Termin: Spätestens am 1. Oktober müssen Zuwendungsanträge für das folgende Jahr gestellt sein beim Landesjugendamt.
Im Alltag eures Jugendverbandes gibt es immer wieder Fristen oder Details zu beachten, wenn es um Geld geht. Hier sind vier besonders wichtige:
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Verdienstausfallentschädigungen (LFP 2.3.1.4) für Jugendleiter*innen sind spätestens zwei Monate nach Beendigung der Maßnahme einzureichen; spätester Eingang ist der 1. Dezember des laufenden Jahres.
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Förderung von inklusiver Jugendarbeit (LFP 2.3.1.7) sind spätestens 4 Wochen vor Beginn des Bewilligungszeitraumes einzureichen.
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Besondere Maßnahmen und Projekte der Jugendarbeit (LFP 2.3.4) sind gesondert abzurechnen.
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Einmalige (investive) Maßnahmen (LFP Teil I Pos. 4) in der Kinder- und Jugendarbeit, Jugendsozialarbeit und Jugendverbandsarbeit sind gesondert abzurechnen.
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Was geht?
Nach der Ferienfreizeit ist vor der Ferienfreizeit im nächsten Jahr. Ihr solltet euch also möglichst früh Gedanken machen: Wo soll es hingehen? Mit welcher Altersgruppe? Welche Seminare interessieren unsere Mitglieder? Und rund um die Juleica: Brauchen wir Ausbildungsseminare? Fortbildungen? Das alles geht nicht spontan – es sollte gemeinsam entwickelt und demokratisch beschlossen werden.
Oft entstehen in Jugendverbänden neue Ideen und Pläne in Gruppen, die sich darüber austauschen, was sie unternehmen wollen. Hier ein paar Fragen, an denen ihr euch entlang hangeln könnt: Welche Freizeiten wollen wir organisieren? Welche gehen nur in den Ferien, welche auch am Wochenende? Wo soll es hingehen? Welche Themen interessieren uns besonders? Über was wollen wir diskutieren? Welche Seminare könnten wir planen? Welche Aus- und Fortbildungen brauchen wir? Die Antworten reichen die jeweiligen Jugendleiter*innen in weiter an das Planungsgremium und/oder den Vorstand.
Was folgen könnte: ein Planungstreffen mit dem ganzen Jugendverband. Damit alle von den Ideen erfahren, die gesammelt wurden – und ihr beraten könnt, welche davon machbar sind. Dort könnt ihr aber auch das Jahr nachbereiten: Welche Aktivitäten waren erfolgreich und sollten neu aufgelegt oder weiterentwickelt werden? Gibt es Themen, mit den wir uns auseinandersetzen müssen? Beispiel: Prävention sexualisierter Gewalt. Wie tragen wir dieses Thema in unseren Verband? Haben wir ausreichend Jugendleiter*innen mit »Juleica«, die die gewünschten Aktivitäten realisieren können? So kann ein Planungsentwurf für das nächste Jahr entstehen.
Der Vorstand übernimmt nun den Planungsentwurf, bringt eigene Ideen ein und überprüft die Machbarkeit des Plans. Dazu entwickelt er – wenn hauptamtliche Kräfte zur Seite stehen, mit Hilfe der Geschäftsstelle – einen Haushaltsplan (Finanzplan). Außerdem spricht er mit dem Landesjugendamt über die Machbarkeit der Finanzierung und füllt die notwendigen Anträge zur Finanzierung aus. Dann wird der Haushaltsplan für die Mitgliederversammlung übersichtlich aufbereitet und mit den Unterlagen für die Versammlung an alle Mitglieder fristgerecht (nach Vorgabe der Satzung) verschickt.
Damit die Versammlung weiß, über was sie entscheiden soll, haben die Mitglieder alle Unterlagen mit den Plänen für das kommende Jahr und den Haushaltsplan erhalten. Jetzt wird diskutiert. Es können auch Anträge auf Änderung gestellt und darüber abgestimmt werden. Schließlich entscheidet die Mitgliederversammlung per Abstimmung mehrheitlich über die Annahme des Haushaltsplanes und damit über die Aktivitäten des Jugendverbandes im kommenden Jahr. Nun kann es losgehen mit der konkreten Planung der Aktivitäten.
Save the date!
Die Mitgliederversammlung ist das höchste demokratische Gremium in eurem Jugendverband. Das klingt jetzt sehr groß, soll euch aber nicht überfordern. Deshalb kommen hier Tipps: Wie plant man so was eigentlich und führt es durch?
In einem Jugendverband ist viel los, da kann man gar nicht alles mitbekommen. Auf der Mitgliederversammlung kommt ihr zusammen, tauscht euch aus, diskutiert und fällt die wichtigsten Entscheidungen für die Zukunft. Ihr wählt zum Beispiel nach Vorgabe der Satzung euren ehrenamtlichen Vorstand neu und vielleicht einen oder mehrere Kassenprüfer*innen. Die checken im Vorfeld die Finanzen und Aktivitäten des abgelaufenen Jahres und erstellen einen Rechenschaftsbericht. Fällt der positiv aus, könnt ihr für die Entlastung des Vorstands stimmen.
Der wichtigste Tipp: Fangt nicht erst kurz vor der Versammlung damit an! Fragt so früh wie möglich einen Raum an – dafür könnt ihr Förderung bekommen (siehe hier unter Räume für die Jugendarbeit). Überlegt euch, welche Technik ihr benötigt: einen Beamer? Drucker? WLAN? Und: Ihr werdet auf der Versammlung zum Beispiel Protokollant:innen brauchen. Fragt vorher, wer sich dazu bereit erklären möchte. Falls ihr einen Vorstand wählt: Erstellt am besten schon im Vorfeld der Versammlung ein Wähler*innenverzeichnis und eine Wahlliste. Darin steht, wer von euren Mitgliedern wählen darf und wer von euch sich für was zur Wahl stellt.
Zum Beispiel so:
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Feststellen der Beschlussfähigkeit und ordnungsgemäßer und fristgerechter Einladung
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Geschäfts- resp. Rechenschaftsbericht des Verbandsvorstands (inklusive Bericht der Kassenwartin / des Kassenwarts)
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Diskussionen über die Berichte
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Entlastung des Vorstands für das abgelaufene Geschäftsjahr
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Gegebenenfalls Satzungsänderungen
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Anträge: Jahresplanung / Programmplanung für das kommende Jahr und Beschlussfassung / Haushaltsplan
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Wahlen für Ämter / Vorstände / Kassenprüfer*innen / … (nach Satzung jährlich oder anderer Turnus)
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Zum Beispiel so:
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Festlegen einer Wahlleitung
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Je nach Wahlverfahren (ist in der Satzung festgelegt) Stimmzettel erstellen (Personenwahlen sollten immer geheim erfolgen)
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Wahl durchführen
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Stimmen auszählen (Stimmauszählung muss öffentlich und nachvollziehbar erfolgen)
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Annahme der Wahl (Kandidaten müssen eine Wahl offiziell annehmen; der Wahlleiter / die Wahlleiterin muss die gesamte Wahl protokollieren; dieses Dokument ist zur offiziellen Bekundung notwendig)
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Wenn ihr neue Personen in den Vorstand gewählt habt, müsst ihr das Vereinsregister aktualisieren lassen. Diese »Anmeldung der Änderung« muss beim Notariat erfolgen. Zu dieser Anmeldung muss eine Kopie des Wahlprotokolls eingereicht werden. Außerdem müsst ihr beim Landesjugendamt das Unterschriftenblatt bzw. die Zeichnungsbefugnis des Vorstands aktualisieren und, wenn nötig, die Zeichnungsbefugnis für das Bankkonto eures Jugendverbandes anpassen.
Es gibt Fragen?
Vorhang auf für eure Ansprechpartner*innen! Der Landesjugendring Hamburg und das Landesjugendamt freuen sich auf eure Mails oder Anrufe, stehen euch zur Seite und geben euch Tipps. Vielleicht findet ihr Antworten auf eure Fragen aber schon unter Gründung oder Förderung oder beim Abschnitt über die Juleica. Schaut doch mal rein!
Landesjugendring Hamburg e.V.
Güntherstraße 34
22087 Hamburg
Hier haben sich Hamburger Jugendverbände und AGs zusammengeschlossen, um die Interessen junger Menschen in der Öffentlichkeit zu vertreten – vor allem gegenüber dem Staat, der Politik und Behörden.
Hannah Knipper
Tel. (040) 317 96-115
..................................................................Landesjugendamt
Behörde für Arbeit, Gesundheit Soziales, Familie und Integration (Sozialbehörde)
Adolph-Schönfelder-Straße 5
22083 Hamburg
Ralf Janiszewski
ralf.janiszewski@soziales.hamburg.de
Tel. (040) 428 63-41 80
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Amtsgericht Hamburg-Mitte
(zuständig für alle Vereinsregistersachen)
Caffamacherreihe 20, Raum 608
20355 Hamburg
Tel. (040) 428 43-52 91
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Finanzamt Hamburg-Nord
(zuständig für die Beantragung der Gemeinnützigkeit)
Borsteler Chaussee 45
22453 Hamburg
FAHamburgNord@finanzamt.hamburg.de
Tel. (040) 42 79-115